В Brizo можно создать финансовые операции трех типов: выплаты, поступления и переводы между счетами. Переводы доступны, когда в системе больше одного счета. Чтобы создать транзакцию выбранного типа, нужно нажать на соответствующую кнопку в верхнем меню.

Карточка транзакции состоит из двух частей: левой — с основными параметрами и правой — с дополнительными. Рассмотрим главные функции левой части карточки.

После ввода суммы операции нажмите Enter или кликните в стороне, чтобы транзакция сохранилась.

Справа от суммы расположен переключатель «План/факт», который позволяет переводить запланированную операцию в фактическую и наоборот.

Поле описания транзакции позволяет указать пояснение для удобной работы.

Даты оплаты и начисления

В управленческом учете транзакции могут иметь две даты: оплаты (обязательная) и начисления (опциональная).

Дата оплаты — это момент фактической транзакции. При создании операции по умолчанию выбрана сегодняшняя дата. Она влияет на финансовый поток бизнеса, учитывается в отчете о движении денежных средств (ДДС) и выступает главным параметром для представления «Список транзакций» и «Платежный календарь».

Дата начисления — это момент фактического исполнения обязательств. Она влияет на показатели эффективности бизнеса и учитывается в отчете о прибылях и убытках (P&L).

Даты оплаты и начисления не совпадают при предоплатах и постоплатах. Например, вы продали товар или оказали услугу в прошлом месяце, а оплата пришла в этом. Выбрав дату начисления, ее можно указать как доход за прошлый месяц.

Если не указана дата начисления, она считается равной дню оплаты.

Счета, статьи и виды деятельности

При создании и редактировании транзакций в Brizo нужно указать счет и статью операции.

Счета

Обычно бизнес использует несколько счетов, как минимум наличные («Касса») и банковские счета. Для удобства работы с системой их стоит добавить в Brizo. Например, это могут быть «Касса» (создан по умолчанию), «Альфа-Банк», «Тинькофф» и так далее. 

Все параметры счетов доступны в финансовых настройках.

Счета можно создать сразу в карточке транзакции. Для этого в списке счетов нужно нажать на иконку «Плюс». После ввода названия, выбора валюты и сохранения будет создан и выбран новый счет, а также обновится валюта транзакции.

Статьи

Разделение транзакций на статьи упрощает анализ движения средств в отчете о движении денежных средств (ДДС) и отчете о прибылях и убытках (P&L). При этом каждый типа транзакций (поступления, выплаты, переводы) имеют свои списки статей. Например, в поступлениях могут быть статьи «Поступления от клиентов», «Инвестиции», «Получение займа», в выплатах — «Закупка материалов», «Капитальные вложения», «Проценты по кредиту».

Все параметры статей доступны в финансовых настройках.

Статьи можно создать и сразу в карточке транзакции. Для этого в списке статей нужно нажать на иконку «Плюс». В окне создания статьи можно задать ее название и вид деятельности, о котором рассказано ниже.

Виды деятельности

Разделять финансовые статьи по видам деятельности необходимо для правильного ведения управленческого учета и последующей аналитики.

Операционная деятельность обеспечивает основную работу компании. Это выплаты для оказания услуг, производства и закупки товаров. Это поступления от реализации услуг и продажи товаров. 

Например, для мебельной мастерской покупка древесины — операционная выплата, а продажа столов — операционное поступление.

Инвестиционная деятельность обеспечивает развитие компании или нового направления. Это выплаты для вложений в производство и долгосрочные активы. Это поступления от продажи долгосрочных активов.

Например, покупка столов в офис — инвестиционная выплата, а продажа этих столов — инвестиционное поступление.

Финансовая деятельность — это всё, что не относится к операционной и инвестиционной деятельности. Это поступления от инвестиций, кредитов, займов. Это выплаты дивидендов, обслуживание займов и кредитов.

Ответственный и участники

Работа эффективна, когда каждый понимает, кто и за что отвечает. Для этого в Brizo всегда можно выбрать ровно одного ответственного. Это сотрудник, который отвечает за конкретную транзакцию.

Бывают ситуации, когда надо подключить коллегу, и для этого в Brizo предусмотрена возможность добавить одного или несколько участников. Ответственный останется тем же, а новый участник получит доступ к нужной карточке. Важное отличие от ответственного — участников может быть много, поэтому можно сформировать целую рабочую группу. 

Любого участника можно сделать ответственным. Например, бухгалтера — для выставления счета. После имеет смысл сделать ответственным того, кто сможет контролировать оплату, например, менеджера проекта. Смена ответственного поможет и для передачи дел на время отпуска сотрудника.

Ответственный и участники видят транзакцию, если в настройках их роли указано «Доступно все» или «Доступно, если участник». Чтобы не добавлять финансового директора в каждую транзакцию, ему можно дать доступ ко всему разделу. И напротив, менеджерам — открыть только те транзакции, которые их касаются (как участников или ответственных).

Что-то не понятно или не работает? Свяжитесь с нашей службой поддержки. В кратчайшие сроки отреагируем и доступно ответим на все ваши вопросы, поможем с подключением и настройкой, подскажем, как решить проблему, или зафиксируем ошибку для оперативного исправления разработчиками.

Вы можете связаться с нами любым, удобным для вас способом:

• чат на сайте

• почта hello@brizo.ru

• тел.: +7 (495) 477 53 50