Такие карточки создаются:

• автоматически при импорте транзакций из Excel или банка в формате 1С (.txt);

• вручную в разделе “Финансы”.

В Brizo можно создавать финансовые операции трех типов:

• выплаты;

• поступления;

• переводы между счетами (переводы доступны, когда в систему внесено больше одного счета).

Чтобы вручную создать транзакцию выбранного типа, нужно зайти в раздел “Финансы” в левом боковом меню, и кликнуть по соответствующей кнопке в верхнем меню.

То есть, можно:

1. создать выплату;

2. создать поступление;

3. создать перевод (эта кнопка появляется только тогда, когда в системе присутствует больше одного счета).

Карточка транзакции разделена на 2 части: левое меню (основные параметры) и правое меню (дополнительные параметры).

В левом меню вы можете:

• задать сумму транзакции;

• определить ее, как плановую или фактическую;

• отнести ее к определенному счету и статье;

• указать дату оплаты и дату начисления;

• добавить описание транзакции;

• назначить ответственного за транзакцию и добавить ее участников (они будут иметь доступ к данным о транзакции);

• прикрепить метки;

• прикрепить компанию и контакты;

• отнести транзакцию к определенной сделке.

Кроме того, после создания карточки транзакции, вы можете прямо из нее выставлять счета, а также сделать транзакцию цикличной (повторяющейся определенное количество раз через заданный промежуток времени).

В правом меню вы можете:

• писать комментарии;

• создавать задачи;

• отслеживать активность участников транзакции.

Таким образом, в карточке транзакции содержатся вся информация о ней в формате, с которым удобно работать (просматривать данные, оставлять комментарии, выставлять счета и т.д.).

Как создать и настроить карточку транзакции

Чтобы вручную создать и настроить карточку транзакции зайдите в раздел “Финансы” на левой боковой панели и нажмите нужную иконку (“Создать выплату”, “Создать поступление”, “Создать перевод”). Откроется карточка транзакции.

Карточка транзакции состоит из левого меню (основные параметры) и правого меню (дополнительные параметры).

Левое меню

Сумма транзакции

Введите сумму транзакции, нажмите “Enter” или кликните в стороне, чтобы операция сохранилась.

Переключатель “План/Факт”

Справа от суммы расположен переключатель “План/факт”, который позволяет переводить запланированную операцию в фактическую и наоборот.

Счет

Транзакцию нужно отнести к какому-нибудь счету. Как правило, компании используют несколько счетов, как минимум, наличные (“Касса”) и банковский счет.

Для удобства работы их нужно добавить в систему.

Например: “Касса” (счет создается Brizo по умолчанию) и “Альфа-Банк”, “Тинькофф” и т.д.

Счета можно создавать сразу в карточке транзакции. Для этого:

1. Нажмите на поле “Счет” и кликните по иконке “Плюс” (создать счет). Появится окно “Создание счета”.

2. Введите данные (название счета, валюта, название банка и т.д.) и нажмите кнопку “Создать”.

Транзакцию нужно отнести к нужному вам счету. Для этого выберите его в поле “Счет”.

Также, Все параметры счетов доступны в финансовых настройках.

Дата оплаты и начисления

В управленческом учете транзакции могут иметь две даты:

• оплаты (обязательная);

• начисления (опциональная).

1. Дата оплаты — это момент фактической транзакции (при создании операции система по умолчанию фиксирует дату создания карточки транзакции). Она влияет на финансовый поток бизнеса, учитывается в отчете о движении денежных средств (ДДС) и выступает главным параметром для представления «Список транзакций» и «Платежный календарь».

1. Дата начисления — это момент фактического исполнения обязательств. Она влияет на показатели эффективности бизнеса и учитывается в отчете о прибылях и убытках (P&L).

Даты оплаты и начисления не совпадают при предоплатах и постоплатах.

Например, вы продали товар или оказали услугу в прошлом месяце (дата начисления), а оплата пришла в этом (дата оплаты). Выбрав дату начисления, ее можно указать как доход за прошлый месяц.

Если не указана дата начисления, она считается равной дню оплаты.

Чтобы указать дату оплаты и дату начисления кликните по соответствующим полям в карточке транзакции и выберите нужные даты.

Статья

Разделение транзакций на статьи упрощает анализ движения средств в отчете о движении денежных средств (ДДС) и отчете о прибылях и убытках (P&L). При этом каждый типа транзакций (поступления, выплаты, переводы) имеют свои списки статей.

Например, в поступлениях могут быть статьи «Поступления от клиентов», «Инвестиции», «Получение займа», в выплатах — «Закупка материалов», «Капитальные вложения», «Проценты по кредиту».

Все параметры статей также доступны в финансовых настройках.

Статью можно создать сразу в карточке транзакции. Для этого:

1. Нажмите на поле “Статья” и кликните по иконке “Плюс” (создать статью). Появится окно “Создание статьи”.

2. Введите название статьи, определите ее к операционной, инвестиционной или финансовой деятельности и нажмите кнопку “Создать”.

Операционная, инвестиционная, финансовая деятельность: как правильно определить, к какой из них отнести транзакцию

Разделять финансовые статьи по видам деятельности необходимо для правильного ведения управленческого учета и последующей аналитики.

• Операционная деятельность обеспечивает основную работу компании. Это выплаты для оказания услуг, производства и закупки товаров, и поступления от реализации услуг и продажи товаров.

Например, для мебельной мастерской покупка древесины — операционная выплата, а продажа столов — операционное поступление.

• Инвестиционная деятельность обеспечивает развитие компании или нового направления. Это выплаты для вложений в производство и долгосрочные активы, и поступления от продажи долгосрочных активов.

Например, покупка столов в офис — инвестиционная выплата, а продажа этих столов — инвестиционное поступление.

• Финансовая деятельность — всё, что не относится к операционной и инвестиционной деятельности. Это поступления от инвестиций, кредитов, займов. Это выплаты дивидендов, обслуживание займов и кредитов.

Поле “Добавить описание”

Поле “Добавить описание” позволяет указать пояснение к транзакции для удобной работы.

Ответственный за транзакцию и ее участники

В карточке транзакции можно назначить одного ответственного и сколько угодно участников.

• Ответственный останется тем же, а новый участник получает доступ к карточке транзакции. Важное отличие от ответственного — участников может быть много, поэтому можно сформировать целую рабочую группу.

• Любого участника можно сделать ответственным.

Например, бухгалтера — для выставления счета. После имеет смысл сделать ответственным того, кто сможет контролировать оплату, например, менеджера проекта.

• Смена ответственного поможет и для передачи дел на время отпуска сотрудника.

• Ответственный и участники видят сделку, если в настройках их роли указано “Доступно всем” или “Доступно, если участник”. Чтобы не добавлять финансового директора в каждую сделку, ему можно дать доступ ко всему разделу. И напротив, менеджерам — открыть только те сделки, где они выбраны участниками или ответственными.

Метки

Метки помогают упростить работу с транзакциями, быстрее в них ориентироваться, когда их у вас будет много. Вы можете пометить транзакцию любым текстом, выбрать цвет метки.

Например, можно указать подключенные к сделке команды (продажи, юристы, бухгалтерия), задать приоритеты (1, 2, 3) или отметить любую другую важную информацию.

• Создать новую метку можно из карточки транзакции, но эта возможность открыта только пользователям с доступом к разделу “Настройки”. Для этого в левой части карточки нажмите “Добавить метку”, укажите название и цвет, а затем сохраните выбор нажатием кнопки “Создать метку”. Создание дополнительных меток доступно из выпадающего списка “выбора меток” или при нажатии кнопки “Плюс”.

• Отредактировать метку можно после нажатия на иконку “Карандаш”, которая появляется при наведении на метку в меню выбора меток.

• Чтобы удалить метку из системы, откройте меню выбора меток, нажмите на иконку “Карандаш”, а затем на иконку “Корзина” в нижней части.

Выбрать метку из списка или отменить выбор может любой пользователь с доступом к редактированию транзакции. Для добавления нажмите на “Добавить метку” (если у транзакций нет меток) или “Плюс” (если метки есть). Для отмены выбора достаточно нажать на крестик, который появляется при наведении на метку.

Метки отображаются в представлении «Список транзакций» (если вынести этот параметр в настройках таблицы).

Клик по метке в списке транзакций включает быстрый фильтр по данной метке.

Компании и контакты

Для удобной работы в Brizo мы рекомендуем прикреплять к транзакциям компании и контакты, которые имеют отношение с транзакции.

В Brizo просто работать, как с юридическими, так и с физическими лицами. Вашим контрагентом будет считаться компания, если она добавлена в транзакцию. В обратном случае — контрагентом станет первый прикрепленный контакт. По контрагенту можно построить отчет «Финансы по контрагентам».

Сделки

К транзакции можно прикрепить соответствующую сделку. Для это:

1. Кликните по полю “Сделка”.

2. Выберите уже существующую в системе сделку или создайте новую.

Кроме того, когда карточка транзакции будет уже создана, прямо из нее можно выставлять счета, а также делать транзакцию цикличной (повторяющейся определенное количество раз с заданной периодичностью).

Выставить счет

Для того, чтобы выставить счет прямо из карточки транзакции:

1. Кликните по полю “Выставить счет”.

2. В открывшемся окне укажите свои реквизиты (это делается один раз).

3. Нажмите кнопку “Далее”. Откроется окно создания счета.

4. В окне “Создание” счета введите все необходимые данные и нажмите кнопку “Создать”.

Brizo сформирует счет.

К счету можно добавить логотип, подпись, печать. Сформированный счет можно скачать, распечатать, получить ссылку.

Цикличность

В карточке транзакции есть опция “Повторить циклично”, позволяющая при создании карточки или ее редактировании сделать операцию повторяющейся через определенный промежуток времени заданное количество раз.

Также это возможно из раздела «Финансы» при нажатии правой кнопкой на нужную транзакцию.

Для этого:

1. Кликните по полю “Повторить циклично”. Откроется окно параметров цикла.

2. Введите количество повторений и интервал (день, неделя, месяц, квартал, год).

3. Нажмите на кнопку “Повторить.” После этого будет создано выбранное число транзакций с указанным интервалом.

Например, при годовом контракте с подрядчиком можно указать 12 повторений транзакции раз в месяц и сумму ежемесячной выплаты. После этого будут созданы плановые транзакции на год вперед.

Правое меню

В правой части карточки транзакции расположены вкладки “Комментарии”, “Задачи” и “Активность”.

Комментарии

Комментарии очень помогают командной работе. В режиме онлайн можно обмениваться сообщениями, рабочими файлами, отправлять смс клиентам (при условии интеграции с сервисом рассылок sms.ru и наличии контакта, прикрепленного к карточке транзакции).

Все возможности комментариев разобраны в отдельной статье.

Задачи

“Задачи” нужны для того, чтобы ставить задачи в рамках плановой транзакции и четко по шагам видеть, как они выполняются. Чтобы поставить задачу, не нужно переходить в раздел “Задачи”, все можно сделать прямо из карточки транзакции.

В идеале каждая плановая транзакция должна иметь активную задачу. Так, будет понятен следующей шаг по ее проведению.

Найти все транзакции без задач позволяет отчет “Сущности без задач”.

1. Задачи по транзакции отображаются в ее карточке справа. В списке можно увидеть названия задач, их тип и срок.

2. Активные задачи отображаются в списке от старых к новым.

3. Отметить задачу выполненной можно прямо в списке. Для этого нужно отметить чекбокс справа.

4. Выполненные задачи отделяются от активных чертой и отображаются в списке от новых к старым.

5. Чтобы добавить задачу по транзакции, нужно нажать кнопку «Создать задачу» вверху вкладки.

Активность

Во вкладке “Активность” вы будете видеть все действия ответственного и участников по конкретной транзакции: кто, когда и какие изменения в нее вносил.

Общая активность по транзакциям собирается в разделе «Аналитика», в отчете «Финансовая активность».

Дополнительные поля транзакций

Расширение возможностей транзакций под любые бизнес-процессы

Если для удобства работы со сделкой, кроме основных параметров левого меню вам понадобятся какие-нибудь дополнительные, вы всегда можете их добавить.

Например, добавить выпадающий список, чтобы менеджер выбрал одно из заданных значений, или текстовое поле, в котором сотрудник сможет указать реквизиты счета.

Чтобы создать дополнительное поле, перейдите в раздел “Настройки” и подраздел “Поля данных”, нажмите на иконку “Плюс” в верхнем меню.

Выберите один из доступных типов дополнительных полей:

• текст — одна строка для небольшого текста;

• большой текст — поле для нескольких абзацев и вставки таблиц;

• число — строка для цифровых данных с разделением на разряды;

• выпадающий список — выпадающий список для выбора одного значения;

• ссылка — возможность прикрепить активную интернет-ссылку;

• один из вариантов — список для выбора одного значения;

• Много вариантов — меню для выбора нескольких значений;

• дата — календарь с возможностью выбрать одну дату;

• время — меню для выбора часов и минут;

• период — календарь для выбора диапазона дат.

После выбора типа укажите название поля и выберите раздел “Финансы” для отображения поля. Если дополнительное поле нужно и в другом разделе, также отметьте нужный раздел. Обозначьте, кто может редактировать это поле. Проверьте настройки и сохраните изменения.

Теперь созданное поле будет доступно в карточках всех транзакций.

Что-то не понятно или не работает? Свяжитесь с нашей службой поддержки. В кратчайшие сроки отреагируем и доступно ответим на все ваши вопросы, поможем с подключением и настройкой, подскажем, как решить проблему, или зафиксируем ошибку для оперативного исправления разработчиками.

Вы можете связаться с нами любым, удобным для вас способом:

• чат на сайте

• почта hello@brizo.ru

• тел.: +7 (495) 477 53 50