Чтобы создать карточку задачи, нужно зайти в раздел “Задачи” в левом боковом меню и кликнуть на иконку “+” в левом верхнем углу. Откроется “Карточка задачи”.

Карточка задачи разделена на две части: левое меню (основные компоненты), правое меню (дополнительные компоненты).

В левом меню вы можете:

• задать название задачи;

• выбрать срок ее выполнения;

• выбрать тип задачи;

• добавить уточняющее описание;

• назначить ответственного и участников задачи;

• прикрепить метки;

• прикрепить задачу к сделке, транзакции, компании, контакту или нескольким из этих сущностей одновременно;

• создать чек-лист.

В правом меню вы можете:

• писать комментарии;

• отслеживать активность участников задачи.

Таким образом, в карточке задачи собранные все данные для удобной и эффективной работы с ней.

Как создать и настроить карточку задачи

Чтобы создать и настроить карточку задачи зайдите в раздел “Задачи” в левом боковом меню и кликните на иконку “+” в левом верхнем углу. Откроется “Карточка задачи”.

Карточка задачи состоит из левого меню (основные параметры) и правого меню (дополнительные параметры).

Левое меню

Название задачи

Введите название задачи, нажмите “Enter” или кликните в стороне, чтобы задача сохранилась.

Если название не вводить, оно будет создано автоматически по шаблону “Задача от время”.

Срок задачи

В поле “Срок” вы можете задать конкретную дату и время выполнения задачи, или временной промежуток, как в днях, так и в часах.

Для этого:

1. Кликните по полю “Срок”.

2. Выберите месяц, дату и время или временной промежуток. Если нужно выбрать год, то для быстрого переключения достаточно кликнуть на заголовке месяца.

3. Нажмите “Enter” или кликните в стороне.

Для того чтобы отметить задачу, как выполненную, поставьте галочку напротив “Готово” справа от срока задачи.

Тип задачи

Вы можете указать тип задачи, выбрав из предложенных вариантов: звонок, встреча, почта, событие, напоминание.

Поле “Добавить описание”

Поле “Добавить описание” позволяет указать пояснение к транзакции для удобной работы.

Ответственный и участники

В карточке задачи можно назначить одного ответственного и сколько угодно участников.

• Ответственный останется тем же, а новый участник получает доступ к карточке задачи. Важное отличие от ответственного — участников может быть много, поэтому можно сформировать целую рабочую группу.

• Любого участника можно сделать ответственным.

• Смена ответственного поможет и для передачи дел на время отпуска сотрудника.

• Ответственный и участники видят сделку, если в настройках их роли указано “Доступно всем” или “Доступно, если участник”. Чтобы не добавлять директора по продажам в каждую задачу, ему можно дать доступ ко всему разделу. И напротив, менеджерам — открыть только те задачи, где они выбраны участниками или ответственными.

Метки

Метки помогают упростить работу с задачами, быстрее в них ориентироваться, когда их у вас будет много. Вы можете пометить задачу любым текстом, выбрать цвет метки.

Например, можно указать подключенные к задаче команды (продажи, юристы, бухгалтерия), задать приоритеты (1, 2, 3) или отметить любую другую важную информацию.

Создать новую метку можно из карточки задачи, но эта возможность открыта только пользователям с доступом к разделу “Настройки”.

Для создания новой метки:

• Кликните по полю “”Метки”, укажите название, выберите цвет и сохраните метку, нажав на “Создать метку”.

• Создание дополнительных меток доступно из выпадающего списка выбора меток или при нажатии кнопки ”Плюс”.

• Отредактировать метку можно после нажатия на иконку “Карандаш”, которая появляется при наведении на метку в меню выбора меток.

• Чтобы удалить метку из системы, нужно открыть меню выбора меток, нажать на иконку “Карандаш”, а затем на иконку “Корзина” в нижней части.

• Выбрать метку из списка или отменить выбор может любой пользователь с доступом к редактированию задачи. Для добавления нужно нажать “Добавить метку” (если у задачи нет меток) или “Плюс” (если метки есть). Для отмены выбора достаточно нажать на крестик, который появляется при наведении на метку.

Метки отображаются только в канбане задач.

Клик по метке в канбане включает быстрый фильтр по данной метке.

Поле “Прикрепить” (прикрепление сущностей к задаче)

Задачу можно (и даже нужно) к сделке, транзакции, компании, контакту или нескольким из этих сущностей одновременно.

Например, задачу “Проконтролировать оплату за дизайн ” можно прикрепить к сделке “Разработка дизайна визиток” и/или к плановой транзакции “Оплата за дизайн визиток”

Для этого:

1. Кликните по полю “Прикрепить” и в открывшемся окне выберите тип сущности (сделки, транзакции, контакты, компании) и кликните по ней.

2. В открывшемся окне выберите название сущности из списка и поставьте напротив него галочку. Кликните в стороне.

3. Сущность прикреплена. В нашем примере задача “Проконтролировать оплату за дизайн” прикреплена к сделке “Разработка дизайна визиток”.

4. Или задайте новое название (создайте новую сущность). Например, новую сделку. Для этого кликните на “Создать сделку”.

Откроется карточка сделки, заполните ее и кликните в стороне. Задача будет прикреплена к только что созданной вами сделке.

Если вы хотите прикрепить задачу еще к какой нибудь сущности, повторите вышеописанную процедуру.

Чек-листы в задачах

Чек-листы помогают систематизировать работу с задачами и лучше контролировать ход их выполнения. Это удобные списки дел прямо в карточке задачи.

В любой задаче вы можете создавать неограниченное количество чек-листов с гибкими настройками редактирования.

Для того чтобы создать чек-лист:

1. В левой части карточки задачи нажмите на чек-лист.
   

2. Присвойте название чек-листу и сохраните его (или не присваивайте и тогда название таким и останется – «чек-лист»).

3. Добавьте в чек-лист задачи.

4. Добавляйте сколько угодно чек-листов.

Редактирование чек-листа:

1. Свернуть/развернуть чек-лист. Нажмите на стрелочку справа от его названия.
   

2. Переименовать чек-лист. Кликните по названию чек-листа или по трем точкам справа от его названия и внесите изменения.

3. Переименовать задачу. Кликните по названию задачи и внесите изменения

4. Поменять задачи местами. Зажмите левой кнопкой мыши задание и перетащите его в нужное место вниз или вверх по списку.

5. Отметить задачи, как выполненные. Поставьте галочки слева от названия задачи.

6. Добавить задачу. Кликните по кнопке «Добавить элемент» и запишите новую задачу.

7. Удалить задачу. Наведите курсор мышки на задачу и кликните по «корзине».

8. Удалить чек-лист. Кликните по троеточию справа от названия чек-листа и нажмите удалить.

Правое меню

В правой части карточки задачи расположены вкладки “Комментарии” и “Активность”.

Комментарии

Комментарии очень помогают командной работе. В режиме онлайн можно обмениваться сообщениями, рабочими файлами, обсуждать задачу.

• Чтобы написать комментарий, достаточно ввести текст внизу области комментариев и нажать кнопку “Отправить” или Enter. При открытии карточки задачи курсор уже находится в поле ввода.

• Для упоминания пользователя можно нажать иконку «@» слева от поля ввода или ввести этот знак на клавиатуре. После этого будет показано меню для выбора пользователей, которые имеют доступ к задаче. Упомянутый пользователь получит уведомление о комментарии.

Иконка новых комментариев также отображается в канбане для всех задач, к которым у пользователя есть доступ.

• К комментарию можно добавить файлы. Для этого их надо просто перетащить в поле комментариев или выбрать на компьютере после нажатия на иконку «Скрепка» справа от поля ввода комментария.

Для файлов с изображениями доступен предпросмотр из комментариев, для этого достаточно нажать на файл.

Если не отправить написанный комментарий и выйти из задачи, он сохранится как черновик. В Brizo черновики комментариев сохраняются даже после выхода из системы.

• Удаление и редактирование своих комментариев возможно при нажатии на кнопку в виде трех точек, которая появляется при наведении на комментарий. Быстрое редактирование последнего комментария также доступно при нажатии клавиши “Вверх” на клавиатуре.

Активность

Во вкладке “Активность” вы будете видеть все действия ответственного и участников по конкретной транзакции: кто, когда и какие изменения в нее вносил.

Общая активность по задачам собирается в разделе “Аналитика”, в отчете “Активность по задачам”.

Дополнительные поля задач

Если для удобства работы со сделкой, кроме основных параметров левого меню вам понадобятся какие-нибудь дополнительные, вы всегда можете их добавить.

Число параметров транзакции можно расширить дополнительными полями.

Например, добавить выпадающий список, чтобы менеджер выбрал одно из заданных значений, или текстовое поле, в котором сотрудник сможет указать дополнительную информацию.

Чтобы создать дополнительное поле, перейдите в раздел “Настройки” и подраздел “Поля данных”, нажмите на иконку “Плюс” в верхнем меню.

Выберите один из доступных типов дополнительных полей:

• текст — одна строка для небольшого текста;

• большой текст — поле для нескольких абзацев и вставки таблиц;

• число — строка для цифровых данных с разделением на разряды;

• выпадающий список — выпадающий список для выбора одного значения;

• ссылка — возможность прикрепить активную интернет-ссылку;

• один из вариантов — список для выбора одного значения;

• много вариантов — меню для выбора нескольких значений;

• дата — календарь с возможностью выбрать одну дату;

• время — меню для выбора часов и минут;

• период — календарь для выбора диапазона дат.

После выбора типа укажите название поля и выберите раздел “Задачи” для отображения поля. Если дополнительное поле нужно и в другом разделе, также отметьте нужный раздел.Заполните все данные, проверьте настройки и сохраните изменения.

Теперь созданное поле будет доступно в карточках всех задач ниже меток.

Если нужно задать значение по умолчанию в дополнительном поле:

1. Кликните по “Значение по умолчанию”.

2. Выберите или задайте нужное вам значение и кликните по нему. В нашем примере, мы выберем значение “1”.

3. Поставьте “галочку” напротив “применить к существующим сущностям”, если хотите, чтобы выбранное вами значение по умолчанию появилось во всех уже созданных карточках выбранного вами раздела/разделов (сделки, финансы и т.д.).

4. Проверьте настройки и нажмите “Сохранить”. Выбранное вами значение по умолчанию появиться во всех, ранее созданных сущностях.

Что-то не понятно или не работает? Свяжитесь с нашей службой поддержки. В кратчайшие сроки отреагируем и доступно ответим на все ваши вопросы, поможем с подключением и настройкой, подскажем, как решить проблему, или зафиксируем ошибку для оперативного исправления разработчиками.

Вы можете связаться с нами любым, удобным для вас способом:

• чат на сайте

• почта hello@brizo.ru

• тел.: +7 (495) 477 53 50