Карточка сделки разделена на 2 части: левое меню (основные компоненты) и правое меню (дополнительные компоненты).

В левом меню вы можете:

• задать название сделки;

• отнести ее к определенной воронке продаж и этапу воронки;

• зафиксировать бюджет сделки;

• назначить ответственного за сделку и добавить ее участников;

• прикрепить метки;

• прикрепить компанию и контакты.

В правом меню вы можете:

• писать комментарии;

• отправлять sms-сообщения (при условии интеграции с сервисом смс-рассылок SMS.ru);

• совершать звонки с перенаправлением в специальную программу, установленную на вашем компьютере (при условии интеграции с IP-телефонией);

• отвечать на комментарии и сообщения из соцсетей и мессенджеров (при условии интеграции с Instagram и WhatsApp);

• создавать задачи;

• фиксировать поступления и выплаты;

• отслеживать активность участников сделки.

Таким образом, в карточке сделки содержится вся информация о ней, включая финансовые данные. А при подключении интеграций с телефонией, соцсетями и мессенджерами, кроме всего вышеперечисленного, в карточке сделки будут также сохраняться все ваши разговоры и переписки с клиентами, вы сможете писать и звонить клиентам прямо из нее.

Как создать и настроить карточку сделки

Чтобы создать сделку, зайдите в раздел "сделки" и нажмите на иконку “Плюс” в левом углу верхнего меню.

Откроется “Карточка сделки”.

Карточка сделки состоит из левого меню (основные компоненты) и правого меню (дополнительные компоненты).

Левое меню

Название сделки

В поле “Название сделки” введите нужное название, нажмите Enter или кликните в стороне. При сохранении сделки без названия оно будет создано автоматически по шаблону: “Сделка от число и время”.

Воронка продаж и этап воронки

Воронка продаж позволяет с удобством работать над сделками, следить за их реализацией на каждом этапе и выполнением/невыполнением в итоге. Такая пошаговая визуализация позволяет качественно контролировать ход сделки, своевременно обнаруживать проблемы, устранять их и в результате повышать эффективность продаж.

Задать этап воронки продаж, на котором будет находиться ваша сделка, вы можете в меню этапов (под названием сделки). Если в проекте создано несколько воронок, в этом же меню этапов можно перенести сделку в другую воронку. Для этого нужно нажать на название воронки над списком этапов, выбрать нужную воронку и этап.

Бюджет сделки

Бюджет сделки – это полная сумма, которую контрагент заплатит вам по сделке.

Бюджет сделки задается ниже меню этапов воронки. Достаточно указать значение и нажать Enter или кликнуть в стороне от поля бюджет.

Автобюджет сделки

Если вы не зададите значение бюджета по сделке вручную, он будет формироваться автоматически из поступлений, которые вы будете фиксировать во вкладке “Финансы” (правое меню корточки сделки). То есть, из всех плановых и фактических поступлений, имеющих отношение к сделке.

Как это работает

• Вы заводите поступление во вкладку финансы (создается карточка транзакции, привязанная к сделке).

• Сумма транзакции отображается, как бюджет сделки. Если вы заведете несколько поступлений, все они в сумме отобразятся, как автобюджет сделки.

• В автобюджете учитываются все плановые и фактические поступления по сделке, и не учитываются выплаты.

• Если вы не хотите использовать функцию автобюджета, просто введите сумму бюджета по сделке вручную. В этом случае, из поступлений, которые вы будете прикреплять к сделке, автобюджет формироваться не будет. Он будет таким, каким вы его назначили вручную.

Ответственный за сделку и ее участники

В карточке сделки можно назначить одного ответственного за сделку и сколько угодно участников.

Ответственный останется тем же, а новый участник получает доступ к карточке сделки. Важное отличие от ответственного — участников может быть много, поэтому можно сформировать целую рабочую группу.

Любого участника можно сделать ответственным. Например, юриста — на время подготовки договора, бухгалтера — для выставления счета. После имеет смысл сделать ответственным того, кто сможет контролировать подписание и оплату. Смена ответственного поможет и для передачи дел на время отпуска сотрудника.

Ответственный и участники видят сделку, если в настройках их роли указано “Доступно всем” или “Доступно, если участник”. Чтобы не добавлять руководителя продаж в каждую сделку, ему можно дать доступ ко всему разделу. И напротив, менеджерам — открыть только те сделки, где они выбраны участниками или ответственными.

Метки

Метки помогают упростить работу со сделками, быстрее в них ориентироваться, когда их у вас будет много. Вы можете пометить сделку любым текстом, выбрать цвет метки.

Например, можно указать подключенные к сделке команды (продажи, дизайнеры, юристы), задать приоритеты (1, 2, 3) или отметить любую другую важную информацию.

• Создать новую метку можно из карточки сделки, но эта возможность открыта только пользователям с доступом к разделу “Настройки”. Для этого в левой части карточки сделки нужно нажать “Добавить метку”, указать название и цвет, а затем сохранить выбор нажатием кнопки “Создать метку”. Создание дополнительных меток доступно из выпадающего списка “выбора меток” или при нажатии кнопки “Плюс”.

• Отредактировать метку можно после нажатия на иконку “Карандаш”, которая появляется при наведении на метку в меню выбора меток.

• Чтобы удалить метку из системы, нужно открыть меню выбора меток, нажать на иконку “Карандаш”, а затем на иконку “Корзина” в нижней части.

Выбрать метку из списка или отменить выбор может любой пользователь с доступом к редактированию сделки. Для добавления нужно нажать “Добавить метку” (если у сделок нет меток) или “Плюс” (если метки есть). Для отмены выбора достаточно нажать на крестик, который появляется при наведении на метку.

Метки отображаются как в канбане (по умолчанию), так и в таблице сделок (если задать этот параметр в настройках таблицы).

Клик по метке в канбане или таблице включает быстрый фильтр по данной метке.

Контакты и компания

К сделке можно прикрепить компанию, с которой вы проводите сделку, и контакты сотрудников компании, которые в этой сделке участвуют..

Обратите внимание, в каждой карточке может быть одна компания и множество контактов. Имеет смысл добавить тех сотрудников контрагента, которые участвуют в сделке, принимают решения и важны для ее выполнения.

Правое меню

В правой части карточки сделки расположены вкладки “Комментарии”, “Задачи”, “Финансы”, “Активность”.

Комментарии

Комментарии очень помогают командной работе. В режиме онлайн можно обсудить проект, обменятся рабочими файлами. Также в комментариях можно взаимодействовать с клиентами, при условии подключения интеграций с телефонией, мессенджерами и соцсетями.

Ответственный и участники могут комментировать сделку: вводить сообщения для всех участников сделки или обращаться к кому-нибудь одному, прикреплять изображения, аудио- и видео файлы. Вкладка “Комментарии” делает совместную работу над сделкой более удобной, слаженной и эффективной.

• Чтобы написать комментарий, достаточно ввести текст внизу области комментариев и нажать Enter. При открытии карточки сделки курсор уже находится в поле ввода.

• Для упоминания пользователя можно нажать иконку “@” слева от поля ввода или ввести этот знак на клавиатуре. После этого будет показано меню для выбора пользователей, которые имеют доступ к сделке. Упомянутый пользователь получит уведомление о комментарии и увидит иконку на карточке сделки в канбане.

Иконка новых комментариев также отображается в канбане для всех сделок, к которым у пользователя есть доступ.

• К комментарию можно добавить файлы. Для этого их надо просто перетащить в поле комментариев или выбрать на компьютере после нажатия на иконку “Скрепка” справа от поля ввода комментария.

Для файлов с изображениями доступен предпросмотр из комментариев, для этого достаточно нажать на файл.

Если не отправить написанный комментарий и выйти из сделки, он сохранится как черновик. В Brizo черновики комментариев сохраняются даже после выхода из системы.

Удаление и редактирование своих комментариев возможно при нажатии на кнопку в виде трех точек, которая появляется при наведении на комментарий. Быстрое редактирование последнего комментария также доступно при нажатии клавиши “Вверх” на клавиатуре.

Задачи

“Задачи” нужны для того, чтобы ставить задачи в рамках реализации сделки и четко по шагам видеть, как они выполняются. Чтобы поставить задачу для сделки, не нужно переходить в раздел “Задачи”, все можно сделать прямо из карточки сделки.

В идеале каждая открытая сделка воронки продаж должна иметь активную задачу. Так, будет понятен следующей шаг по сделке. Найти все сделки без задач позволяет отчет “Сущности без задач”. Для быстрой работы с задачами по сделке необязательно переходить в раздел “Задачи”.

• Задачи по сделке отображаются в ее карточке справа. В списке можно увидеть названия задач, их тип и срок.

• Активные задачи отображаются в списке от старых к новым.

• Отметить задачу выполненной можно прямо в списке. Для этого нужно отметить чекбокс справа.

• Выполненные задачи отделяются от активных чертой и отображаются в списке от новых к старым.

• Чтобы добавить задачу по сделке, нужно нажать кнопку «Создать задачу» вверху вкладки.

Финансы

В Brizo для того чтобы завести транзакции по сделке в систему или просмотреть их, не нужно переходить из карточки сделки в раздел “Финансы”. Все это можно сделать прямо из нее.

Во вкладке финансы собираются все финансовые операции по сделке. Вы можете просматривать прямо из карточки сделки все транзакции, которые к ней относятся: плановые/фактические поступления/выплаты с датами и суммами в очередности от старых к новым. А также видеть прибыль и рентабельность сделки.

1. Чтобы создать поступление или выплату, нажмите кнопку “+ Поступления” или “− Выплаты” вверху вкладки.

2. Сделать плановую операцию фактической можно прямо из списка, нажав на переключатель справа.

3. В нижней части вкладки расположена результирующая строка, которая помогает быстро оценить плановые и фактические показатели сделки: поступления, выплаты, прибыль и рентабельность.

Активность

Во вкладке “Активность” вы будете видеть все действия ответственного и участников по конкретной сделке: кто, когда и какие изменения вносил в сделку.

Общая активность по сделкам собирается в разделе “Аналитика”, в отчете “Активность по сделкам”.

Дополнительные поля сделок

Если для удобства работы со сделкой, кроме основных параметров левого меню вам понадобятся какие-нибудь дополнительные, вы всегда можете их добавить.

Число параметров сделки можно расширить дополнительными полями. Например, добавить выпадающий список, чтобы менеджер выбрал одно из заданных значений, или календарь, в котором сотрудник сможет отметить важные для сделки даты.

Чтобы создать дополнительное поле, перейдите в раздел “Настройки” и подраздел “Поля данных”, нажмите на иконку “Плюс” в верхнем меню.

Выберите один из доступных типов дополнительных полей:

• текст — одна строка для небольшого текста;

• большой текст — поле для нескольких абзацев и вставки таблиц;

• число — строка для цифровых данных с разделением на разряды;

• выпадающий список — выпадающий список для выбора одного значения;

• ссылка — возможность прикрепить активную интернет-ссылку;

• один из вариантов — список для выбора одного значения;

• Много вариантов — меню для выбора нескольких значений;

• дата — календарь с возможностью выбрать одну дату;

• время — меню для выбора часов и минут;

• период — календарь для выбора диапазона дат.

После выбора типа укажите название поля и выберите раздел «Сделки» для отображения поля. Если дополнительное поле нужно и в другом разделе, также отметьте нужный раздел. Проверьте настройки и сохраните изменения. Теперь созданное поле будет доступно в карточках всех сделок ниже меток.

Если нужно задать значение по умолчанию в дополнительном поле:

1. Кликните по “Значение по умолчанию”.

2. Выберите или задайте нужное вам значение и кликните по нему. В нашем примере, мы выберем значение “1”.

3. Поставьте “галочку” напротив “применить к существующим сущностям”, если хотите, чтобы выбранное вами значение по умолчанию появилось во всех уже созданных карточках выбранного вами раздела/разделов (сделки, финансы и т.д.).

4. Проверьте настройки и нажмите “Сохранить”. Выбранное вами значение по умолчанию появиться во всех, ранее созданных сущностях.

Что-то не понятно или не работает? Свяжитесь с нашей службой поддержки. В кратчайшие сроки отреагируем и доступно ответим на все ваши вопросы, поможем с подключением и настройкой, подскажем, как решить проблему, или зафиксируем ошибку для оперативного исправления разработчиками.

Вы можете связаться с нами любым, удобным для вас способом:

• чат на сайте

• почта hello@brizo.ru

• тел.: +7 (495) 477 53 50